목회자의 자료보관과 에버노트
에버노트는 중립적인 도구이다. 에버노트 자체가 어떻게 자료 관리를 하도록 설계되어 있지 않고, 사용하는 사람의 목적에 따라서 사용되어지도록 설계되었다. 자료관리에서 중요한 것은 Remember Everything이지 gather everything이 아니다. 에버노트로 가지고 있는 자료를 모두 변환하고 담고, 수정하고 그런 과정을 거치면서 자료를 그냥 모아봐야 별 소용이 없다는 생각이 들었다. 그렇게 보관할 것같으면 그냥 폴더에 넣으면 된다. 모든 자료를 변환해서 에버노트에 넣었더니 노트만 10,000개 이상이 되었고, 사실 속도에도 조금 느려짐이 발생했다. 이런경우에 아래한글로 보관을 해도 사실 아래한글 검색을 이용하면 문서내의 내용과 키워드도 검색이 되기때문에 그 많은 아래한글, MS-Word의 자료를 하나하나 TEXT로 바꿔서 에버노트에 넣을 필요가 없다. 말그대로 원하는 자료를 넣고, 다시 그것을 재 생산하는게 자료보관의 가장 중요한 원칙이 아닐까 한다. 그렇기 위해서는 현재 관리하는 자료의 형태를 살피고, 어떻게 에버노트로 조직할 것인가가 중요하다. 이쯤되면 생기는 질문이 노트와 테그를 어떻게 활용할 것인가이다. 이부분은 나중에 다시 다루고 싶지만 여기서 간단하게 본인의 설계만 공유하고 싶다.
A. 내가 사용하는 자료를 먼저 점검하자.
1. 목회자가 취급하는 자료의 종류
일반적으로 목회자가 사역을 하면서 감당하는 자료는 아래와 같다. 물론 사람마다 다르고 필자의 기준에서만 설명을 한다.
- 강단사역: 설교 – 성경, 주석, 예화, QT, 설교집, 관주 etc
- 교회행정: 각종회의록, 공문서, 계약서, 영수증, 메뉴얼, 기획서 etc
- 원고작성: 강의안(성경공부), 대내외 칼럼, 책쓰기, 에세이, 추천서, 목회일기, 도서후기 etc
- 소통: 심방, 약속, 이메일, 카카오톡, 대화, 기억, SNS
- 보관자료: 인터넷글, 문서, 월간지등에서 보관할 신학관련소식, 교단소식, 일반상식, 시사 etc
- 인맥관리: 성도관리, 동역자현황
- 개인정보: 가족들정보, 문서, 영수증, 계약서, 납부현황, 꼭 기억해야할 약속, 사진, 취미생활(목공, 사진, 사야할 물건, 이슈되는 것들) etc
2. 자료의 구분
위 자료들의 종류가 있지만 자료의 형태는 아래와 같이 구분이 된다.
- 문서: PDF, HWP, MSOFFICE이 첨부된 문서
- 사진: ^^ 사진
- 디지털(영상, 음성): 영상이 직접 들어갈 수 없지만, youtube등 영상이 링크되거나 소개된 것
- 소책자: 문서 자체가 작은 책자처럼 되어 있는 경우
- 세미나: 세미나를 할 수 있거나, 세미나에서 받은 자료, 정리된 것
- 인용 – 갑자기 떠오른 생각이나, 인용들
- 서식 – 행정폼이 들어간 문서
- 논문 – 글 자체가 논문적인 성격인 경우
- 도표 – 각종 통계, 다이어그램등을 사진으로 스캔한 문서들
3. 자료의 성격
모든 자료에는 해당되는 자료를 어떻게 할 것인지 Action이 있을 수 있다. 원고작성같으면 시작해야할지, 수정해야할지, 마무리해야할지에 대한 것이 있고, 설교같으면 꼭 해야할 원고가 있을 수 있다.
- 할일
- 다시읽기
- 수정
- 마무리
- 완료
4. 자료의 중요도
모든 자료에는 그 중요도가 있다. 원고든지, 인터넷의 자료든지…. 모두다 등급을 정할필요는 없지만, 어떤 항목에 따라서는 등급이 필요한 경우가 있다. 예를들어 급하게 어디서 설교를 할때에 설교원고중에서 나름대로 “자신있는” 원고에 등급을 넣어놓으면 나중에 태그로 검색할때 용의하다. 등급이 없으면 원고의 내용의 키워드만으로는 검색이 불가능하기때문이다. 중요도는 다양한 용도로 자기만의 기능으로 활용할 수 있다. 설교이후에 청중들의 평가? 기획서의 가치평가 etc
- 상
- 중
- 하
5. 자료의 주인
설교원고를 볼때 본인이 설교했으면 본인이름, 타인의 설교원고면 해당설교자의 이름이다. 설교자가 아닌 문서 일경우에는 해당 문서의 기관의 이름이 해당된다. 기획자료일때에는 해당 문서를 기획한 사람의 이름이고, 어떤 사람의 정보일때에는 해당되는 사람이 자료의 주인이 되겠다.
- 신현우
- 홍길동 ….. (설교자의 이름, 기획자의 이름, etc)
- 기관이름..
6. 자료의 사용처
담임목회로 오랫동안 사역을 하는 경우라도 외부에 설교를 나가는 경우도 있고, 또 부사역자로서 사역지를 옮기게 되는 경우도 있기때문에 자료를 사용한 교회이름이 있을 것이다.
- 빛내리교회
- 울산교회
- 세계로교회
- 한우리교회
7. 자료의 주제
제일 방대한 부분이다. 사랑, 소망, 가정, 인내 etc로 각 자료에 대한 주제를 넣을 있다.
B. 에버노트로 전환하기
필자는 기본적으로 에버노트로 전환할때에 다음과 같은 규칙을 가진다. 육하원칙에 따라 “누가, 언제, 어디서, 무엇을, 어떻게, 왜”를 따르면 기억하기 좋고, 보관하기 좋지 않을까 하는 기본 컨셉이다.
- 우선 모든 문서는 inbox폴더에 넣고 20개가 넘어가지 않도록 그때마다 바로 분류해서 넣고자 하는 노트북에 tag를 달아서 넣는다.
- 노트북은 최대한 단순하게 설정한다. (예: “설교원고” 이렇게 하나만 만들지, 마태복음설교, 마가복음설교 이런식으로 안한다. 이것은 tag로 정리한다.
- inbox에 들어온 문서를 분류하는데 하나당 5초이상 걸리지 않도록 부단히 연습한다. 오래걸리면 자료정리를 하기 싫어진다.
- 큰 카테고리는 노트북>스택안에 넣고, (노트북은 2단계만 Depth가 있다) 같은 성격이면 그냥 다 넣는다.
예를들어, 본인은 강단사역>책별설교(강해설교)가 있다. 여기에 본인것 뿐만아니라 강해설교에 해당되는 설교는 다 넣는다. 그럼 분류는? Tag로 한다. - 테그는 위 자료의 여러구분단계로 다 넣는다. Tag가 Depth가 많기때문에 눈으로 보기에도 좋다. Tag로 자료를 구분정리하는 이유는 메뉴>보기>테그로 건너뛰기라는 막강한 기능때문이다.
이 기능은 Tag로 먼저 구분을 해 두어도 등록된 Tag만 List로 나타나고, 해당 Tag를 선택하면, 그 Tag가 있는 또 다른 Tag를 보여주는 방식으로 문서를 좁혀나간다.예) 마태복음 6:33 “먼저의 그의나라와”라는 설교원고가 있다.
노트북>책별설교(강해설교)에 넣는다.
Tag: 신현우, 마태복음, 한우리교회,중,소망
역시 글로 설명하는게 한계가 있지만, Tag에 대한 많은 시행착오 끝에 가진 본인의 에버노트 자료정리 구조다. 결론적으로 처음 Evernote를 사용하면 아래한글을 폴더에 분류에서 사용하던 습관때문에 많은 notebook를 사용하게 되는데… notebook은 최소하고 (같은 성격이면 몽땅 더 넣고), 분류를 Tag로 하는 것이 유용하다. Jason Frasca의 강조다.
Final Analysis: Evernote notebooks are for the verticals in your life and you want to keep them to a minimum. Tag, Tag, Tag to maximize Evernote’s usefulness. Tags are for granular segmentation of topics.
